УДК 004.9

СОВРЕМЕННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ, ПРИМЕНЯЕМЫЕ ПРИ ПОДГОТОВКЕ СПЕЦИАЛИСТОВ В ОБЛАСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Е.А. Яковлева, преподаватель

ФСПО, Политехнический институт имени Н.Н. Поликарпова

ОГУ им И.С. Тургенева, г. Орел,

Р.Н. Яковлев, ст. преподаватель,

 ФГБОУ ВО ОГУЭТ, г. Орел,

e-mail: yea85@yandex.ru

Аннотация. В статье приведен обзор современных информационных технологий применяемых при обучении специалистов в области делопроизводства

Традиционное бумажное делопроизводство скоро навсегда уйдет в прошлое. Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.

Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера.

Не менее важная задача делопроизводства - это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

Хорошая организация документооборота помогает своевремен­ному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, способ­ствует эффективному управлению предприятия. [4]

Автоматизацию работы с документами можно представить в виде схемы:

Делопроизводитель в своей профессиональной деятельности должен обладать навыками подготовки и хранения документов применяя современные информационные технологии. Добиться таких целей можно используя современную систему электронного документооборота (СЭД). На рынке программного обеспечения представлено множество готовых СЭД. Их можно разделить на отечественные и зарубежные. Зарубежные СЭД отличаются качеством по всем параметрам, но они не учитывают особенности российского законодательства, поэтому требуют дополнительных средств для доработки. Отечественные же системы полностью соответствуют специфике функционирования российских организаций.

Самой популярной платформой для разработки является 1С, поэтому и наиболее востребованной СЭД на российском рынке является СЭД «1С: Документооборот». Поскольку студенты в процессе обучения изучают систему «1С: Предприятие», то и изучение «1С: Документооборот» проходит успешно.

Из некоммерческих СЭД, доступных для использования в учебном процессе можно выделить системы документооборота на платформах open-source.

Системы документооборота на платформах open-source – это СЭД, написанные на открытом коде. Зачастую – это самые дешевые разработки, однако всё зависит от того качества, которое предоставляет разработчик OS платформы, либо разработчик самого программного комплекса. К примеру, можно взять платформу Alfresco. Данная система одна из самых популярных свободных программ СЭД. По всему миру множество компаний располагают этим программным обеспечением в целях автоматизации процессов обработки информации. Интерфейс системы выполнен на более чем десяти языках, включая и русский. Сущность главного свойства продукта заключается в условии свободного лицензирования и наличии открытого исходного кода. Продукт поддерживает платформы Microsoft Windows и Unix и характеризуется высокой степенью модульности и масштабируемой производительностью. Alfresco Community Edition полностью бесплатная система, может быть скачена и установлена в любой компании и это плюс. Однако система не имеет никакой поддержки кроме добровольной помощи участников сообщества пользователей Alfresco, что является недостатком СЭД. [3]

Также следует отметить необходимость умения обучающихся пользоваться справочно-правовыми системами (СПС) для поиска необходимой правовой информации. Сегодня на рынке особенно популярны такие СПС как «Консультант Плюс», «Гарант» и «Кодекс». Для учебного процесса предпочтение отдается СПС «Консультант Плюс».

В результате применения современных информационных технологий при подготовке специалистов в области делопроизводства, студенты приобретают навыки подготовки служебных документов на основе унифицированных форм управленческих документов, навыки работы в офисных программах и системах электронного документооборота, навыки коллективной работы с электронными документами.

 Таким образом, правильный выбор необходимых информационных технологий, крайне важен для подготовки будущих специалистов в области делопроизводства. Используемые информационные технологии должны быть современными и повсеместно используемыми, так же не следует забывать и о свободно-распространяемом программном обеспечении. Умение работать в коммерческом и свободно-распространяемом программном обеспечении повысит уверенность и конкурентоспособность выпускника.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н «Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://base.garant.ru/71064518/#ixzz4O4tg0CK2

2. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих 4-е издание, дополненное (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37) (с изменениями и дополнениями) [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://base.garant.ru/180422/#ixzz4O4t4EdNT

3. Малетина, Е. Обзор систем электронного документооборота [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://oxpaha.ru/analytics/obzor-sistem-elektronnogo-dokumentooborota/

4. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://bibliofond.ru/view.aspx?id=829538